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Como informatizar uma pequena empresa: processo + dicas

Aprenda como informatizar uma pequena empresa, as etapas de preparação e implementação das tecnologias e dicas para se adaptar mais fácil.

Com muita frequência, os donos de empresas buscavam a informatização como se fosse algo que pudesse ser adquirido “na prateleira” de uma loja local ou pudesse ser escolhido, financiado e instalado sob demanda. Na realidade, a informatização é um objetivo. O processo de como informatizar uma pequena empresa é melhor realizado em etapas. São elas: avaliação, discussão, seleção e implementação.

A informatização deve ser um processo gradual, com uma área funcionando bem antes de passar para a próxima. Com o tempo, quando você vê o que um computador pode fazer, começa a ver muitas possibilidades para o seu negócio.

Com cada área que é automatizada, sua compreensão das necessidades de computação aumentará. Para uma operação de varejo ou serviço, por exemplo, a área lógica para iniciar é o setor de faturamento.

Mas antes mesmo de adotar um sistema de computador, é importante se familiarizar sobre como ele funciona. Afinal, você vai usá-lo durante oito horas por dia, cinco dias por semana.

Todo o processo de informatização é muito mais fácil se você entender que precisa usar o sistema. Uma dica: antes de assinar o serviço, discuta o assunto com amigos que já utilizam algum tipo de programa na sua área.

Faça um período de teste de três a seis meses para revisão e análise da efetividade do sistema de computador. Você pode fazer testes com outros sistemas em paralelo para decidir qual é o melhor.

Como informatizar uma pequena empresa: etapas

1. Preparação

A) Analise o funcionamento do seu escritório, prestando atenção especial ao seu sistema de armazenamento de documentos. Anote todos os arquivos importantes que você guarda, com que frequência esses documentos devem ser preparados ou referenciados e quanto tempo leva para criar, localizar ou usar os documentos sem um computador.

B) Examine a comunicação no seu escritório. Identifique todas as comunicações com clientes e fornecedores, observando como essas trocas ocorrem e com que frequência elas ocorrem.

Identifique quando você usa atualmente os métodos de comunicação, como reuniões pessoais, telefonemas, e-mails ou correspondências, além de quanto tempo essas opções demoram e que parte do orçamento elas consomem.

C) Mapeie o fluxo de trabalho em seu escritório, incluindo as tarefas pelas quais você é responsável e a dependência entre elas. Por exemplo, o trabalho pode ser interrompido para esperar que outra pessoa responda uma solicitação?

D) Prepare um plano para analisar os custos e benefícios de informatizar uma pequena empresa. Inclua hardware, software e dispositivos de comunicação, como modems e cabos.

Se necessário, contrate uma consultoria de TI para ajudá-lo a finalizar um plano. Liste quais tarefas se tornarão mais fáceis e rápidas com um computador e considere o efeito de agilizar essas tarefas em seu fluxo de trabalho geral.

Inclua um orçamento para os custos esperados de compra de equipamento e custos de pessoal para implementação e treinamento. Pese esses custos em relação aos benefícios potenciais de tornar sua pequena empresa mais eficiente.

2. Implementação

A) Compre os equipamentos especificados no seu plano.

B) Instale os equipamentos. Siga as especificações do fabricante para colocá-los em funcionamento. Contrate quaisquer serviços necessários, como linhas telefônicas adicionais e serviço de internet.

C) Implemente um sistema computadorizado de armazenamento de documentos, digitalizando seus arquivos existentes para armazená-los digitalmente e criando novos documentos para suas necessidades futuras.

Documentos básicos como planilhas de contabilidade, formatos de faturas e bancos de dados de contatos são úteis para todos os tipos de pequenas empresas. Crie um diretório ou sistema de pastas organizado para que você possa localizar, salvar e editar seus documentos facilmente.

D) Projete uma estratégia de comunicação informatizada para o seu escritório. Concentre-se especialmente em áreas onde você pode economizar tempo e dinheiro, como evitar viagens de negócios ou economizar em correspondências.

Reúna informações de contato digital - como endereços de e-mail - de todos os seus clientes e distribuidores importantes.

O marketing é uma parte importante das comunicações corporativas, portanto, identifique as mensagens econômicas e as estratégias de e-mail que você pode usar para se comunicar melhor com seus clientes.

E) Faça uma autoanálise e certifique-se de que você tem a tecnologia de que precisa para realizar seu trabalho e sabe como usá-la.

Contrate uma empresa para gerenciar a tecnologia da informação em seu escritório, especialmente para lidar com solução de problemas e treinamento.

Fazer treinamentos é crucial para aumentar a produtividade e aproveitar ao máximo seu investimento para informatizar sua pequena empresa.

Dicas para se adaptar às novas tecnologias

Embora informatizar uma pequena empresa possa economizar tempo e dinheiro a longo prazo, a curva de aprendizado pode ser prejudicial no início.

  • Faça a troca durante um tempo calmo no seu fluxo de trabalho e certifique-se de que você esteja confortável ​​com o sistema para evitar problemas durante a implementação.
  • A mudança tecnológica requer uma força de trabalho qualificada. Invista em treinamento para se beneficiar com o aumento na produtividade e rentabilidade do escritório.
  • Estabeleça regras de uso do computador. Crie uma política na empresa sobre o uso de equipamentos, especificando como usá-los corretamente, legalmente e para motivos relacionados aos negócios. Assim, se alguém novo utilizar seu equipamento, vai saber como proceder.

Aviso

  • Não destrua nenhum documento comercial depois de fazer cópias digitais. Especialmente no caso de documentos legais que você pode precisar dos originais.

Em resumo, informatizar uma pequena empresa corretamente vai economizar tempo, dinheiro e ajudará você a tomar decisões operacionais melhores. Basta reservar bastante tempo para selecionar e implementar com cuidado as tecnologias.

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Equipe Qipu

Aug/14/2019

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