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Gestão de notas fiscais: 10 coisas que você NÃO pode fazer!

Confira 10 coisas que você não deve fazer durante a gestão de notas fiscais e saiba como tornar o seu departamento contábil mais eficiente.

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As notas fiscais são documentos que comprovam uma transação comercial, constando detalhes sobre o produto ou serviço comercializado e seus respectivos impostos.

Manter as notas fiscais bem organizadas é fundamental para otimizar os processos contábeis de uma empresa e mantê-la em dia com suas obrigações fiscais.

No entanto, muitas empresas podem apresentar certa dificuldade em promover uma gestão de notas fiscais mais eficiente, o que as leva a cometer erros capazes de gerar muita dor de cabeça.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com 10 coisas que você não deve fazer na sua gestão de notas fiscais para alcançar o melhor desempenho no departamento fiscal.

10 práticas a serem evitadas na gestão de notas fiscais

1. Preenchimento incorreto da nota fiscal

Ao preencher incorretamente os dados de uma nota fiscal, a sua empresa fica sujeita a transtornos bastante onerosos. O cliente pode não aceitar esse documento com erro e a empresa pode ser autuada pela Receita Federal.

Portanto, preste bastante atenção na hora de preencher as notas fiscais.

2. Cadastro de clientes desatualizado

Não manter o cadastro de clientes devidamente atualizado pode levar a empresa a preencher suas notas fiscais com informações equivocadas. Por isso, mantenha todos os dados sobre os seus clientes sempre atualizados, como:

3. Não categorizar as notas fiscais

Para ser eficiente, uma gestão de notas fiscais precisa contar com a categorização desses documentos. Você pode, por exemplo, categorizar as suas notas fiscais por data de emissão e por clientes.

Isso ajuda a mantê-las sempre organizadas e fáceis de serem consultadas quando necessário.

4. Confundir a DANFE com a Nota Fiscal

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um resumo de tudo o que está descrito na nota fiscal. Dessa forma, ele não possui validade jurídica e, por isso, não pode ser confundido com a NF, seja ela uma nota fiscal eletrônica de serviços NFS-e, ou de produtos NF-e.

5. Não armazenar os arquivos XML das notas fiscais

A lei obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais por, pelo menos, 5 anos. Se durante esse prazo o Fisco solicitar determinada NF e a empresa não tiver como fornecê-las, você estará sujeito a multas que podem chegar a R$ 1.000,00 por nota perdida.

No caso das notas fiscais eletrônicas, é importante que você armazene os arquivos XML para fins de fiscalização.

6. Não verificar a autenticidade das notas fiscais

Conferir se as notas fiscais que você emite e recebe são, de fato, autênticas, é uma prática de extrema importância para uma gestão eficiente desses documentos. Caso haja alguma irregularidade, você pode fazer as devidas correções antes que a Receita Federal solicite essas notas em uma fiscalização.

Se você não verificar a autenticidade das notas fiscais, sua empresa estará sujeita a multas e sanções gravíssimas. Para fazer essa verificação, você só precisa acessar o site da Fazenda e consultar a NF por meio da chave de acesso que consta no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

Use essa prática e faça uma gestão de riscos eficiente em relação a emissão de suas notas fiscais.

7. Não digitalizar as notas fiscais

Digitalizar as suas notas fiscais é uma importante prática para garantir sua segurança. Além disso, você reduz os seus custos com o armazenamento físico e evita a desorganização de toda a papelada.

Com a digitalização, você pode tanto organizar suas NFs em pastas no computador como armazená-las na nuvem.

8. Processos mal definidos

Uma boa gestão de notas fiscais precisa contar com processos bem definidos. Os fluxos de trabalho relacionados às NFs devem estar bem estruturados. Ou seja: o que precisa ser feito, quando precisa ser feito e por quem precisa ser feito deve estar claramente estabelecido.

9. Equipes mal treinadas

Os colaboradores responsáveis por lidar com a gestão de notas fiscais precisam receber um treinamento adequado para que eles sejam capazes de exercer suas funções da melhor maneira possível.

Esses profissionais precisam saber quais protocolos devem ser seguidos, bem como o que pode e o que não pode ser feito.

10. Não fazer um backup das notas fiscais

É muito importante que você faça cópias de segurança das suas notas fiscais. Assim, caso ocorra algum incidente, como HD corrompido, incêndio etc., você terá onde recorrer para ter acesso a esses documentos.

Essas foram as 10 principais coisas que você deve evitar na sua gestão de notas fiscais. Coloque essas dicas em prática e otimize o trabalho do seu departamento contábil.

Este post foi escrito pela equipe da Siteware, uma empresa que une pessoas, operação e estratégia em um único software, para que as empresas melhorem seus resultados, sua comunicação e sua governança.

Equipe Qipu

Dec/4/2019

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